Netiketa v e-mailovej komunikácii

Čo je netiketa a aké sú základné pravidlá slušnosti pri používaní počítača, to sme si povedali v predošlom článku.  Dnes sa posunieme o virtuálny krok ďalej, teda na slušné správanie sa v e-mailovej komunikácii.

Prvý e-mail bol napísaný v roku 1971. Bola to obrovská novinka, ktorá sa postupne stala bežnou súčasťou nášho života.
Podľa štatistík bolo v marci 2022 odoslaných každú sekundu viac ako 3 milióny e-mailov, z čoho až 67% tvoril spam!

Viete si teda predstaviť, že od čias prvého e-mailu po súčasné miliónové čísla za sekundu sa aj forma štylizovania e-mailov podstatne zmenila. K lepšiemu? Ťažko povedať.
Či už za to môže “rýchla doba”, vysoké pracovné tempo, všeobecne menej formálna komunikácia či všednosť e-mailov, častokrát zabúdame na základné pravidlá. Nielen týkajúce sa slušnosti, ale aj funkčnosti a prehľadnosti.

Zásady správnej e-mailovej komunikácie vznikli už v prvom dokumente o netikete v roku 1995. Vychádzajúc z nich a súčasne reflektujúc súčasnú dobu prinášame týchto 7 základných pravidiel:

1. Nepíšte online, čo by ste nepovedali offline
   Nikdy nezabúdajte, že na druhom konci sú ľudia a nie počítač. To, čo anonymne napíšeme stroju, by sme možno nikdy nepovedali dotyčnému do očí.
2. Uvádzajte predmet správy
   Predmet správy by mal odrážať obsah správy, no nemal by byť dlhší ako 30 znakov. Zároveň by mal čitateľa motivovať, aby si e-mail otvoril. Skúste sa pozrieť na reklamné e-maily či newsletter vo vašej e-mailovej schránke – máte či nemáte chuť si ich otvoriť?
3. Píšte zrozumiteľne a jednoznačne
   Nezahlcujte adresáta zbytočnými informáciami, čas je v dnešnej dobe cenná komodita. Píšte vecne, stručne a tak, aby adresát vedel na váš e-mail jednoznačne odpovedať, ak je to potrebné.
   Ak si píšete s osobou, s ktorou nie ste v pravidelnom kontakte, je veľmi užitočné pripomenúť jej kto ste a čo ste naposledy spolu preberali.
4. Píšte prehľadne a na úrovni
   Dodržiavajte pravidlá gramatiky, spisovný jazyk a štruktúrovanie textu do odsekov, aby bol e-mail prehľadný a dobre čitateľný.
   Na úvod sa pozdravte a v prípade formálnej komunikácie použite vhodné oslovenie. Na záver nezabudnite pridať svoj podpis, prípadne poďakovanie a zdvorilé želanie príjemného dňa.
   Ak si pred odoslaním e-mailu celý text znovu prečítate, môžete odhaliť prípadné chyby a vyhnúť sa nechcenému “faux pas”.
5. Pozor na citlivé informácie
   Nikdy v tele správy neposielajte osobné informácie iných ľudí, ale ani vaše. Podobné pravidlo platí aj pre iné citlivé informácie. A rovnako tak si skontrolujte, či nepreposielate aj predošlú senzitívnu komunikáciu, skrytú nižšie v pôvodnom e-mailovom “vlákne”.
   Nezabúdajte, že “telo” e-mailu je ako pohľadnica, ktorá sa dá ľahko prečítať aj inou osobou, než adresátom (napr. niekým na sieti “po ceste” k adresátovi). Preto si vždy premyslite, aké informácie v ňom uvediete.
   Citlivé informácie je lepšie poslať ako zaheslovanú prílohu daného e-mailu . Heslo je vhodné poslať prijímateľovi iným spôsobom, ako týmto či ďalším e-mailom – môžete použiť napr. sms.
6. Emotikony, farby a veľké písmená
   Ak chcete, aby váš e-mail pôsobil profesionálne, používajte len jeden font a jednu veľkosť písma. Rovnako sa vyhnite veľkému množstvu farebného textu či farebným pozadiam – nechcete, aby to pôsobilo cirkusovo alebo detsky.
   Obrázky posielajte ako prílohu a nevkladajte ich do tela textu, adresát totiž môže mať problém ich prečítať.
   Tiež to nepreháňajte s množstvom emotikonov. V menej formálnej komunikácii môžu čiastočne nahradiť to, čo v reálnom živote robí neverbálna komunikácia, no menej je viac.
   A vyhnite sa aj používaniu slov iba s veľkými písmenami (zapnutý “CapsLock”) a prehnanému množstvu výkričníkov či iných interpunkčných znamienok. Pôsobí to agresívne.
7. Spätná väzba
   Ak sa jedná o komunikáciu, v ktorej sa očakáva odpoveď, tak ju poskytnite. V pracovnej komunikácii je vhodné odpovedať do 3 pracovných dní. Ak nestíhate dodržať termín na splnenie požiadavky uvedený v e-maili, je potrebné odosielateľa upovedomiť, že jeho správu evidujete a budete sa jej venovať.
   Na druhej strane, ak ste v pozícii odosielateľa e-mailu, nemajte priveľké očakávania na obdržanie skorej odpovede. Nechajte prijímateľovi správy čas a priestor na jej zodpovedanie.
   V prípade dlhšej neprítomnosti je výhodné nastaviť si automatické odpovede s dátumom, kedy budete k dispozícii.

Týmto sme prešli základné pravidlá netikety pre e-maily a v budúcom článku sa pozrieme na vhodné správanie sa pri videohovoroch.