Čo je netiketa a aké sú základné pravidlá slušnosti pri používaní počítača, to sme si povedali v predošlom článku. Dnes sa posunieme o virtuálny krok ďalej, teda na slušné správanie sa v e-mailovej komunikácii.
Prvý e-mail bol napísaný v roku 1971. Bola to obrovská novinka, ktorá sa postupne stala bežnou súčasťou nášho života.
Podľa štatistík bolo v marci 2022 odoslaných každú sekundu viac ako 3 milióny e-mailov, z čoho až 67% tvoril spam!
Viete si teda predstaviť, že od čias prvého e-mailu po súčasné miliónové čísla za sekundu sa aj forma štylizovania e-mailov podstatne zmenila. K lepšiemu? Ťažko povedať.
Či už za to môže “rýchla doba”, vysoké pracovné tempo, všeobecne menej formálna komunikácia či všednosť e-mailov, častokrát zabúdame na základné pravidlá. Nielen týkajúce sa slušnosti, ale aj funkčnosti a prehľadnosti.
Zásady správnej e-mailovej komunikácie vznikli už v prvom dokumente o netikete v roku 1995. Vychádzajúc z nich a súčasne reflektujúc súčasnú dobu prinášame týchto 7 základných pravidiel:
- Nepíšte online, čo by ste nepovedali offline
Nikdy nezabúdajte, že na druhom konci sú ľudia a nie počítač. To, čo anonymne napíšeme stroju, by sme možno nikdy nepovedali dotyčnému do očí. - Uvádzajte predmet správy
Predmet správy by mal odrážať obsah správy, no nemal by byť dlhší ako 30 znakov. Zároveň by mal čitateľa motivovať, aby si e-mail otvoril. Skúste sa pozrieť na reklamné e-maily či newsletter vo vašej e-mailovej schránke – máte či nemáte chuť si ich otvoriť? - Píšte zrozumiteľne a jednoznačne
Nezahlcujte adresáta zbytočnými informáciami, čas je v dnešnej dobe cenná komodita. Píšte vecne, stručne a tak, aby adresát vedel na váš e-mail jednoznačne odpovedať, ak je to potrebné.
Ak si píšete s osobou, s ktorou nie ste v pravidelnom kontakte, je veľmi užitočné pripomenúť jej kto ste a čo ste naposledy spolu preberali. - Píšte prehľadne a na úrovni
Dodržiavajte pravidlá gramatiky, spisovný jazyk a štruktúrovanie textu do odsekov, aby bol e-mail prehľadný a dobre čitateľný.
Na úvod sa pozdravte a v prípade formálnej komunikácie použite vhodné oslovenie. Na záver nezabudnite pridať svoj podpis, prípadne poďakovanie a zdvorilé želanie príjemného dňa.
Ak si pred odoslaním e-mailu celý text znovu prečítate, môžete odhaliť prípadné chyby a vyhnúť sa nechcenému “faux pas”. - Pozor na citlivé informácie
Nikdy v tele správy neposielajte osobné informácie iných ľudí, ale ani vaše. Podobné pravidlo platí aj pre iné citlivé informácie. A rovnako tak si skontrolujte, či nepreposielate aj predošlú senzitívnu komunikáciu, skrytú nižšie v pôvodnom e-mailovom “vlákne”.
Nezabúdajte, že “telo” e-mailu je ako pohľadnica, ktorá sa dá ľahko prečítať aj inou osobou, než adresátom (napr. niekým na sieti “po ceste” k adresátovi). Preto si vždy premyslite, aké informácie v ňom uvediete.
Citlivé informácie je lepšie poslať ako zaheslovanú prílohu daného e-mailu . Heslo je vhodné poslať prijímateľovi iným spôsobom, ako týmto či ďalším e-mailom – môžete použiť napr. sms.
- Emotikony, farby a veľké písmená
Ak chcete, aby váš e-mail pôsobil profesionálne, používajte len jeden font a jednu veľkosť písma. Rovnako sa vyhnite veľkému množstvu farebného textu či farebným pozadiam – nechcete, aby to pôsobilo cirkusovo alebo detsky.
Obrázky posielajte ako prílohu a nevkladajte ich do tela textu, adresát totiž môže mať problém ich prečítať.
Tiež to nepreháňajte s množstvom emotikonov. V menej formálnej komunikácii môžu čiastočne nahradiť to, čo v reálnom živote robí neverbálna komunikácia, no menej je viac.
A vyhnite sa aj používaniu slov iba s veľkými písmenami (zapnutý “CapsLock”) a prehnanému množstvu výkričníkov či iných interpunkčných znamienok. Pôsobí to agresívne. - Spätná väzba
Ak sa jedná o komunikáciu, v ktorej sa očakáva odpoveď, tak ju poskytnite. V pracovnej komunikácii je vhodné odpovedať do 3 pracovných dní. Ak nestíhate dodržať termín na splnenie požiadavky uvedený v e-maili, je potrebné odosielateľa upovedomiť, že jeho správu evidujete a budete sa jej venovať.
Na druhej strane, ak ste v pozícii odosielateľa e-mailu, nemajte priveľké očakávania na obdržanie skorej odpovede. Nechajte prijímateľovi správy čas a priestor na jej zodpovedanie.
V prípade dlhšej neprítomnosti je výhodné nastaviť si automatické odpovede s dátumom, kedy budete k dispozícii.
Týmto sme prešli základné pravidlá netikety pre e-maily a v budúcom článku sa pozrieme na vhodné správanie sa pri videohovoroch.
